提高Email质量

Michael — Fri, 17 Jun 2005 12:37:00 GMT

在工作中，电子邮件（Email）是一种非常频繁且有效的通讯方式。一件看起来很简单，许多人却做得不够好的事情。

一写一封Email之前
任何一种沟通方式，要确保有效，必须考虑五个基本要素：
谁（Who)，什么（What），时间（When），哪里（Where），为什么（Why）。

考虑“为什么”很重要。很多时候，只要想一想这个问题，你可能会取消发送很多Email（以节省同事或他人的时间），也可能会用其他更有效的方式，如电话，或者当面交谈。

二书写Email

最基本的原则：KISS (Keep it short and straightforward)，即简单明了。

主题（subject）：
    不要为空。要给接受者一个明了的概括或提示。
    不要总是用“紧急”优先级。

内容（body）：
    尽量将每封email限定于一个主题。
    假设你给某人一封邮件，其中包含两个主题。一，通知开会。二，询问一份合同问题。他对于一的反应：迅速回复。对于二的反应：将这封信转给相关知道情况的人。所以如果在一封邮件包含这两个主题，那就给接收者处理这封邮件增加不便。

格式优化：
    尽量纯文本。
    限制使用粗体、斜体、下划线。
    尽量将内容限制在一两页。如果内容很多，考虑使用附件。
    尽量少使用较长的复合句。

三回复Email

及时回复邮件。养成每天至少检查两次邮箱的习惯。
如果发送人所要求的信息你现在不能给予，应对他的邮件进行回复，并说明何时给他答复，否则他以为你没有收到他的email。

四语音Email

进行语音留言前，构思好所说的内容。避免无所谓的闲聊。谈吐自然。